Este artículo se publicó en la edición 189 de la Revista Estrategas.
La disrupción ocasionada por la pandemia en nuestra vida y en el giro habitual de los negocios, ha puesto de relieve la importancia de contar con planes de acción concretos frente a la ocurrencia de un riesgo que ha sido identificado y es habitualmente monitoreado por una organización. La pandemia no fue un cisne negro que apareció de imprevisto. Diversas organizaciones globales alertaban, en sus informes anuales, sobre riesgos asociados a enfermedades infecciosas.
Entonces, ¿por qué nos agarró tan poco preparados? Y, ¿cuántas organizaciones incluyen en su mapa de riesgos, la posibilidad de que una pandemia paralice su actividad? Advertimos dos tipos de situaciones. Por un lado, se encuentran aquellas organizaciones en las cuales, desde su gestión de riesgos, no se le dió la importancia necesaria al riesgo de una pandemia, probablemente por su baja probabilidad de ocurrencia, y por otro lado, identificamos organizaciones que incluyen el riesgo de pandemia en sus mapas de riesgo, pero no cuentan con un plan de acción concreto para aplicar en caso que efectivamente la pandemia ocurra.
Ambos casos ofrecen oportunidades de mejora en la gestión de riesgos, ya que ésta no se agota en la identificación y el monitoreo de los riesgos que enfrenta la organización. Esto es, sin duda, el punto de partida, pero no es suficiente. Para una una gestión de riesgos integral y eficaz necesitamos, además de anticiparnos a los riesgos, contar con un plan de acción concreto en caso que éstos se materialicen. Estas acciones, predefinidas, es lo que llamamos un plan de continuidad del negocio o BCP, por su nombre en inglés (Business Continuity Plan).
El BCP es el plan de mitigación de un riesgo que afecta la operación del negocio, y consiste en diseñar de antemano las acciones que deben realizarse frente a la ocurrencia de un riesgo, previendo también en qué momento deben hacerse y quién debe realizarlas. La existencia de un BCP ofrece múltiples beneficios para una organización, impactando positivamente frente a la ocurrencia de un riesgo en:
- Decisiones y acciones: el BCP anticipa los eventos permitiendo que las decisiones clave no se tomen en un momento de crisis.
- Continuidad de las operaciones: asegura la continuidad de las operaciones o acelera la nueva puesta en marcha.
- Impacto del riesgo: mitiga y reduce el impacto de la ocurrencia del riesgo en la organización.
- Stakeholders: protege los intereses de todos los stakeholders.
Por ejemplo, veamos el caso de un eventual incendio en nuestra planta de producción. El BCP nos dirá cuales son las señales de alerta (aumento de la temperatura en determinado circuito, aparición de humo, etc.), y quién será el responsable de comunicar esa señal de alerta al dueño del ‘riesgo de incendio’. Esta persona sabrá cuál será su equipo de trabajo para resolver el evento (personal de emergencia propio, bomberos externos, equipo auxiliar). Estas personas, a su vez, sabrán de antemano cuál será la función de cada uno. Por ejemplo, Pedro dará la señal de alerta, el dueño del riesgo convocará al equipo de trabajo, Matías detendrá los procesos afectados, Juan evacuará al personal en planta, María dará aviso a las autoridades locales. Y así sucesivamente, con cada uno de los pasos a seguir y decisiones a tomar, hasta el restablecimiento normal del servicio.
Ahora bien, el BCP, cómo todas las acciones de mitigación de riesgos, también puede tener un enfoque preventivo, y trabaja en reducir la probabilidad de ocurrencia de un riesgo. Volviendo al ejemplo del incendio, el BCP indicará las acciones que permitirán a la organización reducir su vulnerabilidad frente a un incendio. Por ejemplo, incluirá una revisión periódica de los sistemas eléctricos y de los equipos, la renovación anual de los matafuegos en planta, la actualización de los sistemas de alarmas y el mantenimiento del equipamiento de la brigada anti-incendio.
De acuerdo a la naturaleza del riesgo, el BCP estará más enfocado en la mitigación del impacto de un riesgo o en la prevención del mismo. Para una empresa de consumo masivo, un cambio en el perfil de su consumidor puede constituir un riesgo importante. En este caso, el BCP del riesgo ‘cambio en el perfil del consumidor’ se enfocará en detectar anticipadamente aquellas señales que puedan sugerir este cambio, que se da paulatinamente, estando el BCP enfocado en su aspecto preventivo.
Frente al riesgo de rotura de un equipo clave en nuestra área de producción, el BCP se orientará en reducir el impacto de ese riesgo y podrá incluir, por ejemplo, un preacuerdo con otras plantas para tercerizar el proceso productivo afectado, mientras se repara el equipo. O, si nuestra actividad tiene un fuerte componente de logística, el BCP podrá incluir un acuerdo de emergencia con los transportistas que se activará frente a un freno importante en el nivel de actividad.
En el caso concreto de la pandemia ¿qué decisiones que anticipamos nos permiten que la empresa siga operando a pesar de las restricciones de transporte, del acceso a los recursos necesarios y al cierre de las oficinas, entre otros? Es interesante la estrategia implementada por Corea del Sur frente a la pandemia. A mediados de diciembre de 2019, el país realizó un simulacro de una infección ficticia, reunió a especialistas y realizó un plan de acción. Cuando aparecieron los primeros pacientes con Covid-19 en enero de 2020, el simulacro permitió a Corea del Sur ahorrar mucho tiempo desarrollando una metodología de prueba e identificando los casos, que permitió acotar la propagación del virus.
Ciertamente, hay riesgos como la pandemia que no podemos evitar, pero cuyo impacto podemos reducir si nos anticipamos, elaborando un plan de acción para aplicar cuando ocurran. En todos los casos, la mejor respuesta a un riesgo es estar preparados y el BCP, entendido como parte integral y necesaria de la gestión de riesgos, es una pieza clave para ello.
Frente a un contexto tanto global como local cambiante e incierto, invitamos a las organizaciones a pensar en su gestión de las crisis. Sin duda, un risk management integral que comprenda un plan de acción o BCP específico para cada uno de sus riesgos, será más eficiente y económico que el control de daños. Mientras que el mapa de riesgos mide el impacto y probabilidad de ocurrencia de un riesgo, el BCP se enfoca en reducir ese impacto y en bajar su probabilidad de ocurrencia. Una organización que carece de un BCP específico para cada riesgo, no realiza de manera eficiente la gestión de riesgos. Y, contar con un BCP pero no gestionar los riesgos, carece de sentido. En definitiva, el mapeo de los riesgos de una organización y el diseño de los BCPs específicos para cada riesgo son absolutamente complementarios y necesarios para una gestión de riesgos eficaz.
Ana Ares